Los eventos son una buena manera de acercarnos de manera directa a los potenciales clientes y exponer la utilidad real de nuestros productos. En estos eventos el comprador puede acercarse, hacer las preguntas que necesite para tomar la decisión final o incluso, en algunos casos, probar el producto antes de ejecutar la compra.

Esta estrategia de comunicación no suele ser de bajo coste y consume muchos recursos por lo que una buena planificación es esencial para obtener un buen ROI (Retorno de la Inversión). 

La gestión de un evento debe dividirse en varias etapas que se complementan. Cada una de ellas debe ser completada para avanzar a la que le sigue. Aquí detallaremos cuatro etapas esenciales para la buena gestión de un evento.

• Definir el objetivo: los objetivos serán primordiales, tanto al principio como al final. Será el hilo conductor que nos ayudará a definir cómo será el evento, qué actividades se presentarán, a quién está dirigido (lo que nos ayudará a definir otros aspectos del evento), qué productos y cómo se expondrán, etc.  Una vez terminado el evento, serán los objetivos la unidad de medida con la que evaluaremos los resultados del evento.
• Producción: comenzamos a organizar los recursos, contactar los servicios necesarios (luces, sonido, catering), apuntamos una lista de invitados y definimos qué estrategia de marketing nos va a ser útil para difundir el evento teniendo en cuenta las características de nuestro público objetivo.
• Seguimiento y coordinación: esta fase se divide en dos: antes y durante el evento. El organizador de eventos se asegura de que todos aquellos que vayan a participar de forma activa en él (es decir, aquellos que no son invitados) conozcan el cronograma antes del gran día. Es importante supervisar que todas las tareas estén siendo cumplidas en tiempo y forma durante el evento para prevenir inconvenientes o solucionar problemas lo más rápido posible.
• Evaluación: el ROI (Retorno de la Inversión) es la estrella en esta fase, pues nos señala si el evento dio sus frutos y nos permitió alcanzar nuestros objetivos. Por ejemplo, si especulamos, en base a cierto estudio previo, que un evento puede aumentar un 10% las ventas de un producto y efectivamente alcanzamos esas cifras, el evento habrá cumplido el objetivo. En caso de lo contrario, el organizador deberá analizar qué fallo y asegurarse de que no se repitan esas falencias en el próximo evento. Algunos de los indicadores a tener en cuenta es el número de asistencias que se esperaban y la cantidad real de personas que concurrieron, las opiniones sobre las exposiciones, entre otros. 

Existen eventos de todas formas y colores. Pueden tratarse de conferencias, seminarios, cursos, exposiciones o incluso viajes. Sin embargo, a pesar de sus diferencias, existen algunas recomendaciones que aplican a todos los tipos de acontecimientos.

Para gestionar un evento hay que definir un presupuesto disponible (que no suelen ser bajos) y en base a este definir el alojamiento, el salón para la celebración, los servicios a contratar, el transporte, etc. Además, en caso de que se trate de conferencias o exposiciones, debe brindar el equipo necesario, en caso de que lo necesiten, a quienes van a presentar un producto, servicio o darán un discurso.

Es importante definir quién va a ser el público objetivo y consecuentemente hacer una lista de invitados. Posteriormente, el organizador de eventos debe encargarse de ejecutar la publicidad y difusión para que los invitados e interesados asistan al evento. El organizador debe controlar los pagos y registros al acontecimiento.

Es muy importante asegurarse de que el espacio donde se desarrollarán las actividades cumple con los requisitos de seguridad y salud. Cualquier inconveniente será responsabilidad de quien haya organizado el evento. En el mundo pandémico en el que hoy vivimos habría que asegurarse de que el espacio y el número de invitados sean coherentes entre sí para mantener la distancia, también tendríamos que asegurarnos de que hay un sistema de ventilación, etc.

Una vez pasado el evento, apoyándonos en los objetivos planteados en el primer punto de nuestra planificación, debemos definir si estos fueron cumplidos o no. En caso de que las metas no hayan sido alcanzadas hay que reconocer por qué y trabajar para que los errores no se repitan en un futuro.

Como organizador del evento es importante tener el perfil de un líder para guiar a todo el equipo que trabaje para el buen funcionamiento del evento. Para esto hay que transmitir valores como el trabajo en equipo, el respeto, el compañerismo y el optimismo.

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