Las principales funciones de una secretaria son las de la gestión de la agenda, manejar información confidencial de la empresa, comunicación telefónica y atender al público asistente, etc.. El secretario o la secretaria es aquella persona encargada de realizar todas las tareas administrativas en la oficina.

 

Las secretarias tienen la función de manejar los asuntos que son confidenciales en las personas que tienen jerarquía dentro de las empresas, como pueden ser los gerentes, directores, presidentes, etc.

Esta función convierte a las secretarias en la mano derecha del director ejecutivo para el que trabajan.

Si las secretarias o secretarios trabajan en una empresa pequeña, la mayor función serían las tareas básicas en la oficina.

 

Estas son las funciones principales de una secretaria.

 

La tareas de una secretaria en una empresa son las de colaborar y dar soporte a su jefe para conseguir un buen trabajo.es dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones. Por ello, ¿cuáles son las funciones de una secretaria?

 

• Atención al público
• Gestión de la agenda
• Gestión de documentos
• Organización de la oficina
• Manejo de información
• Vigilancia administrativa

 

1. Atención al público

 

La atención al público es la tarea más importante que realizará la secretaria. El trabajador o trabajara deberá responder a las llamadas recibidas dentro de la oficina y registrarlas. La recepcionista recibirá a todos los visitantes que accedan a la empresa. Por ello, se deberá guardar una imagen corporativa correcta dentro del lugar de trabajo.

 

2. Gestión de la agenda

 

La secretaria o secretario deberá mantener actualizada la agenda de su jefe para poder llevar una buena organización diaria. En dicha agenda deberá indicar todos los reflejar los compromisos laborales y personales que sean requeridos.

 

3. Gestión de documentos

 

La recepcionista deberá recibir y gestionar toda la correspondencia de la persona al cargo, deberá redactar y responder a la mayoría de emails o cartas recibidos.

Deberá estar formada en el manejo de aplicaciones informáticas que le sirvan para poder desarrollar sus funciones con documentos con rapidez y agilidad.

Tendrá que administrar y apuntar todos los asuntos que sean tratados en las reuniones realizadas en la empresa para un mayor control.

 

4. Organización de la oficina

 

El secretario o secretaria deberá manejar y mantener el equipo informático y del mobiliario en la oficina como pueden ser los teléfonos, muebles, archivadores, fotocopiadoras, etc.

Llevará el manejo del inventario de y equipos de oficina. Mantendrá el orden de los sistemas de archivos electrónicos y físicos para que la información esté disponible en todo momento y mantendrá su trabajo de manera organizada y limpia para los empleados de la empresa o visitantes…

 

5. Manejo de información

 

Entre las funciones principales de una secretaria son las mantener eficientemente toda información que sea importante para el desarrollo del trabajo en la empresa.

Deberá mantener el control de los documentos importantes o legales como pueden ser albaranes, facturas o contratos.

 

6. Vigilancia administrativa

 

Es tarea de la secretaria la de vigilar que se cumplan los procedimientos y políticas necesarias para administrar los bienes de la oficina. Tendrá que validar los datos reflejados en las operaciones presupuestales.

 

Dentro de las labores de una secretaria entra la de llevar la organización y gestión administrativa correcta de los recursos en la empresa.

 

Otras de las funciones básicas de una secretaria o secretario, tareas principales de la secretaria o recepcionista serían las de llevar la comunicación telefónica, labores administrativas, el protocolo en llamadas, atención al cliente, etc.

Las secretarias administrativas son muy importantes en cualquier equipo ya que se encargan de un múltiples cosas distintas que ayudan a que todo funcione más organizado. Son versátiles y habilidosas, capaces de manejar muchas tareas importantes con un toque profesional y siempre al pie del cañón. Detallamos las funciones que realizan las secretarias administrativas:

• Gestión de la Comunicación
• Organización de Documentos y Archivos
• Planificación y Coordinación de Reuniones
• Asistencia en Tareas Administrativas
• Manejo de Agenda y Programación
• Apoyo en Tareas Financieras
• Coordinación de Viajes y Eventos

 

1. Gestión de la Comunicación:

La secretaria administrativa actúa como el punto de contacto principal, manejando la comunicación entrante y saliente de manera eficiente y discreta.

 

2. Organización de Documentos y Archivos:

Responsable de organizar y mantener al día los archivos y documentos, asegurando un acceso y recuperación fácil para el equipo.

 

3. Planificación y Coordinación de Reuniones:

Se encarga de planificar y coordinar reuniones, incluyendo la preparación de agendas, convocatorias y el manejo de logística.

 

4. Asistencia en Tareas Administrativas:

Provee apoyo administrativo esencial, incluyendo la redacción de informes, manejo de correspondencia y realización de tareas de oficina generales.

 

5. Manejo de Agenda y Programación:

Gestiona la agenda del ejecutivo o equipo, programando citas y asegurando una administración eficiente del tiempo.

 

6. Apoyo en Tareas Financieras:

Ayuda en tareas financieras básicas como la preparación de presupuestos, manejo de gastos y procesamiento de facturas.

 

7. Coordinación de Viajes y Eventos:

 

Organiza y coordina los detalles de viajes y eventos, asegurando una logística sin contratiempos y eficiente.

La secretaria auxiliar es una figura clave en el apoyo operativo, asegurando que las tareas diarias de oficina se manejen con eficiencia y efectividad.

 

Funciones:

• Atención de Llamadas Telefónicas
• Gestión de Correos Electrónicos y Correspondencia
• Organización de Documentos
• Soporte en Tareas Administrativas
• Manejo de Agenda
• Preparación de Espacios para Reuniones
• Asistencia en Tareas de Logística
• Gestión de Suministros de Oficina

 

1. Atención de Llamadas Telefónicas:

Maneja y dirige las llamadas entrantes, proporcionando información básica y redirigiendo llamadas según sea necesario.

 

2. Gestión de Correos Electrónicos y Correspondencia:

Administra la bandeja de entrada de correos electrónicos, filtra y responde mensajes, y maneja la correspondencia física.

 

3. Organización de Documentos:

Clasifica, archiva y mantiene actualizados los documentos y archivos importantes.

 

4. Soporte en Tareas Administrativas:

Realiza tareas generales de oficina como fotocopiado, escaneo, y preparación de informes básicos.

 

5. Manejo de Agenda:

Ayuda en la programación de reuniones y en la gestión de calendarios para el personal.

 

6.Preparación de Espacios para Reuniones:

Organiza y prepara salas de reuniones, incluyendo la configuración de equipos y disposición de materiales.

 

7. Asistencia en Tareas de Logística:

Apoya en la organización de eventos y en la coordinación logística de viajes de negocios.

 

8. Gestión de Suministros de Oficina:

Supervisa y reabastece los suministros de oficina, asegurando que siempre haya material disponible.

 

 

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